banner_new9組織咨詢

一、組織的含義和特征

(一)組織的含義

所謂組織,就是為了實現共同目標,建立起來的人們之間分工與合作所必需的職責與權利關系系統。從這個概念中看出,組織是由人及其相互之間的關系構成的。當人們之間相互作用以完成實現目標的基本活動時,組織就存在了。因此可以說,組織的關鍵要素就是共同的目標和任務,以及在達成目標或完成任務的過程中人們之間建立的結構和關系

(二)組織的特征

1.共同目標

目標是組織的愿望和外部環境結合的產物,受環境的影響和制約,它描述了組織的愿景、共同的價值觀和信念以及組織存在的原因,對組織具有強有力的影響。組織的共同目標一般有三個作用:一是給員工提供了一種方向感,告訴員工他們正在為什么而工作;二是為員工制定決策提供了指南;三是提供了績效評價的標準。

2.分工合作

組織作為一個系統,是一組相互作用的要素集合體,要素的相關作用意味著組織中的人或部門是彼此依存的,必須協同工作。任何一個組織系統都有若干個子系統組成,這些子系統完成組織生存所需要的特定功能,如生產、便捷聯系、維持、適應以及管理等。

3.責權系統

每個組織本身就是一個責權系統,通過明確每個員工的職責范圍以及授予其相應的權力,來保證組織的有效運轉以及組織目標的全面實現。

4.社會技術系統

組織的社會技術系統性,就是要求在人們的愿望和需要與組織生產系統對技術的要求兩者之間找到一種平衡。社會系統涵蓋了所有人的要素,諸如個體和群體的行為、組織文化、管理實務、溝通開放性程度等,這些都會影響到工作的績效水平。純粹的基于技術和科學原理的組織設計并不是有效的,相反,員工的參與和全身投入卻能使組織取得與眾不同的成績。

(三)組織變革與組織發展

1.組織變革

(1)組織變革的含義

組織變革就是為了適應組織所處的內外環境、技術特征和組織任務等方面的變化,提高組織效能,而運用行為科學和相關管理方法,對組織的權責結構、組織規模、溝通渠道、角色設定、組織與其他組織之間的關系等,所進行的一系列有目的的、系統的調整和革新。

(2)組織變革的原因

一般來說,企業組織變革的原因主要包括以下兩個方面:

一是企業經營環境的變化。諸如國民經濟增長速度的變化、產業結構的調整、政府經濟政策的調整、科學技術的發展引起產品和工藝的變革的等。

二是企業內部條件的變化。主要包括:技術條件的變化,如企業實行技術改造,引進新的設備要求技術服務部門的加強以及技術、生產、營銷等部門調整;人員條件的變化,如何人員結構的變化和人員素質的提高等;管理條件的變化,如實行計算機輔助管理,實行優化組合等;企業本身成長的要求,企業處于不同的生命周期時對組織結構的要求也各不相同,如當 小企業成長為中型或大型企業,單一品種企業成長為多品種企業,單體企業發展成企業集團等時,原有的管理體系已不能適應業務的發展,往往會在管理上暴露出許多不適應的癥狀,如管控失效、流程紊亂等問題。

(3)組織變革的過程

根據1951年卡特·勒溫(Kurt Lewin)提出的基本理論,組織變革通常要經過三個階段:解凍、變革和在解凍。

解凍:這一階段的焦點在于確定變革的基調,鼓勵員工改變原有的行為模式和工作態度,采取新的適應組織戰略發展的行為與態度。

變革:變革是一個學習過程,需要給員工提供新信息、新行為模式和新的視角,指明變革方向,實施變革,進而形成新的行為和態度。

再凍結:在再凍結階段,利用必要的強化手段使新的態度和行為固定下來,使組織變革處于穩定狀態。

2.組織發展

(1)組織發展的含義

組織發展指的是在外部或內部的行為科學顧問,或有時被稱為變革推動者的幫助下,為提高一個組織解決問題的能力和在充滿不確定性的外部環境中進行變革的能力,而進行的儲蓄不懈的變革過程。組織變革與組織發展有十分密切的關系,組織發展可以視為有效實現組織變革的手段。

(2)組織發展的特征

組織發展是提高全體員工積極性和自覺性的手段,也是提高組織效率的有效途徑。組織發展有幾個顯著的基本特征:

①組織發展是深層次的、長期的組織變革,體現出非常強的價值導向。許多企業為了獲取新的競爭優勢,計劃在組織文化的層次實施新的組織變革,這就需要采用組織發展模型與方法。

②組織發展是一個評估與改進的循環。組織發展的思路是對企業進行“全面評估”、“確定差距”、“活動干預”和“改進監控”,形成一個良性的評估與改進循環。

③組織發展是一個漸進的動態過程。組織發展活動是一系列目標清晰的、連續的、不斷變化的動態過程。組織發展強調組織系統內的各部分相互聯系和相互依存。

④組織發展是以有計劃的再教育手段實現變革的策略。組織發展不只是有關知識和信息等方面的變革,而更重要的是在態度、價值觀念、技能、人際關系和文化氣氛等管理心理各方面的更新。

⑤組織發展具有明確的目標與計劃性。組織發展活動都是訂立和實施發展目標與計劃的過程,并且需要設計各種培訓學習活動來提高目標設置和戰略規劃的能力。目標訂立與目標管理活動,不但能夠最大限度地利用企業的各種資源,發揮人和技術兩方面的潛力;而且還能產生高質量的發展計劃,提高長期的責任感和義務感。

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二、組織咨詢的重要內容

(一)組織咨詢的含義

組織咨詢是指企業在進行組織變革和組織發展的過程中,借助于掌握專業技術的第三方咨詢專家的力量,通過一系列的咨詢活動來提升企業自身了解、認識、分析和處理與組織變革、組織發展相關的各種問題的能力,以更好地完成組織任務的一種商業活動。

組織咨詢旨在提高組織的績效能力和有效性,強調通過戰略計劃設定目標和計劃行動的重要性,它是一個相對長期的改進過程,須得到高層管理者的全面參與和支持。

(二)組織咨詢的程序和內容

根據組織變革過程的三階段模型,組織咨詢項目一般分為調研診斷、方案設計和輔導實施三個階段。

1.調研診斷

組織咨詢的過程就是咨詢專家幫助企業實施組織變革,最終改善組織績效的過程。變革的主體是企業方的全體員工,任何變革方案都需要得到企業內骨干團隊的認同與支持,依靠團隊的力量來推行,只有這樣變革才有可能成功。因此,企業組織變革面臨的最核心的問題,不是戰略、管理系統的改變,而是組織內員工行為的改變。組織咨詢項目在進場后的第一個任務,就是營造積極的變革范圍,在項目開始時就消除員工對變革的恐懼,激發他們積極參與咨詢的勇氣。

為了消除員工的擔憂,一般會采取兩種方式,一種是在咨詢專業進場后,與企業的高管層進行深度溝通,再次明確咨詢項目的目的、目標和階段性里程碑之后,組織召開項目啟動會。另一種是除了召開項目啟動會之外,咨詢專家對企業進行相關培訓,通過系統的介紹與咨詢作業有關的管理理念、最佳實踐、作業方法等,提前引導員工在觀念上進行轉變。

在項目啟動會之后,咨詢項目組就開始對企業進行正式的調研診斷工作。其核心任務就是,利用調研診斷工作,找出企業的真正問題所在。本階段通常采用的方式有:資料分析、內部訪談、問卷調查、員工座談、高層研討等。

(1)資料分析

通常內部訪談的范圍主要集中在企業的中高級管理層。通過訪談,咨詢項目組進一步了解企業的戰略、經營狀況、內部運營機制等,并將訪談結果與分析的資料進行項目印證。同時,咨詢專家會對它們所存在的疑惑進行解答和引導,從而達到有效推進組織變革的作用。

(2)內部訪談

通常內部訪談的范圍主要集中在企業的中高層管理層。通過訪談,咨詢項目組進一步了解企業的戰略、經營狀況、內部運營機制等,并將訪談結果與分析的資料進行相互印證。同時,咨詢專家會對他們所存在的疑惑進行解答和引導,從而達到有效推進組織變革的作用。

(3)員工座談

這種方式通常運用在對企業基層管理崗位和基層員工的訪談中。企業的各種管理措施,最終都施加于員工身上,員工作為企業各項活動的執行者,對自己身邊的管理問題感受最深,但這些往往正是企業高層管理者所布置的信息。

(4)中高層研討

咨詢專家根據項目所涉及的關鍵議題,組織企業的中高層管理人員進行研究討論,引導大家貢獻企業信息、問題和看法,并提供找到問題和分析問題的方法、工具,帶領企業一起剖析問題的原因。

通過使用以上各種方式,在調研診斷階段,咨詢專家要引導企業積極參與到項目中來,并促使企業用心去思考、區認識自己的管理問題,而不是直接告訴管理者現在存在的問題。在匯報會上,咨詢項目組會就企業所存在的各種組織管理問題進行陳述,對其成因進行分析,并提出明確解決思路和下階段的工作安排。

2.方案設計

這個階段的核心內容就是進行組織咨詢項目方案設計。通常組織咨詢方案包括公司治理結構設計、集團管控模式設計、組織結構設計、流程與制度體系設計等模塊。這些模塊既可以一起作為一個完整組織設計方案的組成,也可以根據客戶企業的實際需要分別設計,關鍵的是設計出來的方案要在符合企業實際的情況下,能夠解決企業的問題。

3.輔導實施

這是組織咨詢項目的最后一個階段,開始推行第二階段設計好的各種方案,企業需要從原有的管理狀態調整到另外一種狀態,員工也必須摒棄原有的工作習慣來適應新的步調,這其中需要克服的阻力可想而知。因此,協助企業客服原油的管理慣性,實現平穩國都,成為本階段咨詢專家對核心任務。

這一階段通常分四步來進行。首先,咨詢專家會建議企業成立兩個小組,意識由高層組成的實施委員會,它是方案實施最有力的支持;二是實施小組,是實施的具體組織者和協調者。其次,咨詢專家對實施小組的成員進行培訓,為他們提供工作思路、工作方法、工作步驟以及技能上的培訓和輔導。再次,咨詢專家要協助實施小組成員制定方案實施辦法,即實現由設計方案向實施方案的轉換,這個過程也是實施小組成員理解和消化方案的過程。經常出現的問題是實施小組對方案設計的背景和思路理解不到位,不能使實施辦法完全體現設計方案的意圖,因此需要咨詢專家的指導調整。最后,咨詢專家根據方案實施過程中的反饋情況,及時總結和分析,并提出相應改善措施。

 

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